智慧档案系统

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。近年来，数字化、信息化的不断发展，档案资料的信息化程度越来越高，各企事业亟需现代化、科学化的数字化档案管理系统，对传统的档案管理进行全方位的升级。智慧档案馆的“智慧”不仅在于对纸质档案的全流程管理，而且在于其拥有一套完整、科学、严谨且高效的档案数字化系统。下文将为大家讲解智慧档案馆档案数字化系统。

一、档案数字化是什么？

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。在智慧档案馆中，档案数字化系统把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

二、智慧档案馆档案数字化系统有何优势？

档案数字化是指通过计算机内存，磁盘以及光盘等材料作为档案的文字载体，利用高速扫描仪、高拍仪等设备将纸质的档案保存成为电子文书、信件以及报表或图纸等的方式。传统档案转成电子档案之后就可以通过在不同存储介质上复制的方式来极大地提高档案的调用效率，可以使档案使用者可以随时随地对需要的档案信息进行快速地查阅。总体而言，智慧档案馆的档案数字化系统的优势有以下几点：

（一）以往档案使用者只能借助纸质载体来阅读档案，在智慧档案馆中，数字化档案的查阅不依赖于纸质介质，用户可借助办公设备轻松便捷的对档案资料进行阅读和利用；

（二）传统档案管理模式一直以增加办公人员和办公费用为解决档案不断增加这一难题的手段，致使档案管理成本上涨。然而，智慧档案馆中的档案数字化系统使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费；

（三）档案资源的传递速率和共享性极大地提高，数字化档案可以通过计算机、硬盘等存储介质进行资料传递和共享，较纸质而言更加快捷方便；

（四）智慧档案馆的档案数字化系统打破了时空的限制，有效地避免时间和距离对资源共享的限制；

（五）智慧档案馆档案数字化系统可提供详细、即时的数据信息，为档案使用者和工作者决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

（六）对电子档案进行保存时，只需要保证档案管理系统的稳定性和安全性，比纸质档案对保存环境的要求明显降低；

（七）纸质档案一般年代久远，将纸质档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

智慧档案馆档案数字化系统建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。